Vergaderen in coronatijd

Is vergaderen in coronatijd een optie? Waar kan je het beste vergaderen? Hoe kun je een goede vergadering organiseren die aan alle maatregelen voldoet? Wat doe je als iemand besmet is?

Corona stelt bedrijven dit jaar voor de nodige uitdagingen. Steeds meer medewerkers starten na een lange periode thuiswerken nu weer met (parttime) werkdagen op kantoor. Wisselen jullie online meetings ook steeds vaker af voor fysieke vergaderingen? Lees hier hoe je het beste fysiek kunt vergaderen in coronatijd, waar je dat het beste kunt doen en aan welke regels je moet voldoen om iedereen veilig en gezond te houden. 

Inhoud:

• Wat zijn de regels voor vergaderen in coronatijd
• Hoe kun je vergaderen met afstand?
• Waar moet je nu op letten als je in coronatijd gaat vergaderen?
• Welke maatregelen moet je altijd nemen tijdens een veradering?
• Waar kun je nu goed vergaderen?

Wat zijn de regels voor vergaderen in coronatijd?

Een fysieke vergadering is dankzij de versoepelingen van de coronamaatregelen  gelukkig weer mogelijk. Fysiek elkaar ontmoeten stimuleert de betrokkenheid, onthult de lichaamstaal en voorkomt een digitale kloof die makkelijk kan ontstaan door het gebruik van verschillende platformen en slechte internetverbindingen. Maar met welke regels moet je nog wel rekening houden? Eerder vertelden we je al met hoeveel mensen je mag vergaderen tijdens coronatijd, maar er zijn meer maatregelen die je in acht zal moeten nemen. 

Vergaderen met 1,5 meter afstand

Eén van de belangrijkste regels is dat jullie in de vergaderruimte anderhalve meter afstand moeten kunnen houden. Mensen met klachten moeten thuisblijven en zichzelf laten testen. Daarnaast wordt nog steeds aangeraden om zoveel mogelijk thuis te werken en (grote) fysieke bijeenkomsten te vermijden. Als je gaat vergaderen in coronatijd is het bij grotere groepen verstandig om goed na te blijven denken of een vergadering in één ruimte een slimme oplossing is of dat jullie toch beter een vergadering online kunnen houden. Een kleinschalige vergadering zal makkelijker te realiseren zijn. 

Waar moet je op letten bij vergaderen tijdens corona? 

Bij het organiseren van een vergadering in coronatijd is het belangrijk om te letten op het aantal mensen dat deel zal nemen en of de locatie daar wel voor geschikt is. Is er voldoende ruimte om afstand van elkaar te kunnen houden? Is de locatie goed geventileerd? Beoordeel of de ruimtes in jullie kantoorpand aan deze eisen voldoen. Als je niet aan bovenstaande regels kunt voldoen, is het waarschijnlijk een betere oplossing om uit te wijken naar een grotere, externe vergaderlocatie of om voor een online platform te kiezen. 

Welke maatregelen kun je nemen voor een vergadering tijdens corona?

Naast het kiezen van een goede vergaderlocatie kun je zelf ook zelf de nodige maatregelen nemen wanneer je gaat vergaderen in coronatijd. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten:

• Bewaak met elkaar actief de anderhalve meter. Helemaal na verloop van tijd kan je hier onbedoeld steeds losser in worden. Door elkaar scherp te houden, voorkom je versoepelingen op dit vlak. 
• Zorg voor voldoende handgel. Geef iedere deelnemer een eigen flacon, zodat jullie regelmatig je handen kunnen ontsmetten.
• Stem met de locatie de mogelijkheden af om je handen regelmatig te wassen.
• Zorg voor papieren handdoekjes of zakdoekjes om ontsmetten te faciliteren.
• Breng gezamenlijke touchpoints in kaart en zorg dat deze regelmatig schoongemaakt en ontsmet worden. Denk aan deurklinken, een koffiekan, klikker voor de presentatie of jullie zitplekken wanneer je wisselt van plek. 
• Ga je vergaderen met mensen van een ander bedrijf? Zorg dat je van externe partijen iedereen zijn contactgegevens hebt geïnventariseerd. Dit maakt het contactonderzoek net wat makkelijker mocht één van jullie toch besmet blijken te zijn. 
• Benadruk dat deelnemers met verkoudheidsverschijnselen beter thuis kunnen blijven en online kunnen deelnemen. 

Waar kun je vergaderen in corona tijd?

Kijk of er binnen jullie kantoorpand een geschikte vergaderruimte is. Is het antwoord “nee”, ga dan op zoek naar een externe vergaderlocatie of kies voor een online alternatief. Het grote voordeel van vergaderen op een locatie die jullie nog niet kennen, is dat het vaak erg inspirerend en verbindend werkt. Helemaal na al die tijd thuiswerken! Reserveer je een externe vergaderlocatie? Stem met de contactpersoon af welke maatregelen de locatie neemt en of jullie de veiligheid en gezondheid voor de hoeveelheid mensen waarmee jullie willen vergaderen kunnen waarborgen. 

Originele vergaderlocaties in coronatijd

Verandering van locatie is niet alleen een veilig corona alternatief, maar is vaak ook een goed idee voor het opdoen van nieuwe ideeën. Waar je zoal aan kunt denken bij een originele vergaderlocatie? Nou. Kies bijvoorbeeld voor een mooie strandtent aan de kust, een ruimte op een schip, een locatie in de hoogte of buiten in de natuur. Er zijn heel wat opties om jullie creatieve mindset te prikkelen en frisse ideeën aan te wakkeren. Ook in coronatijd! Een unieke locatie is DE manier om los te komen uit je vaste bubbel en om betrokken medewerkers te creëren en mooie resultaten te realiseren.

Online vergaderen als alternatief? 

Veel medewerkers zijn nu wel, in deze coronatijd, gewend aan online meetings. Een online vergadering kan een goed alternatief zijn als je met een grote groep bent, als iemand last heeft van klachten of als meerdere mensen het niet zien zitten om fysiek bij elkaar te komen.  

Een valkuil van online vergaderen is dat door de afstand de deelnemers wat minder betrokken zijn. Elkaar echt zien blijft heel fijn voor het teamverband en ook de groepsdynamiek. Neem daarom deze tips voor online vergaderen in je voorbereiding mee in je instructie naar alle deelnemers:

• Kies voor een online vergadertool die bij jullie past en zorg ervoor dat iedereen deze met een werkend account geïnstalleerd heeft op zijn computer of laptop. 
• Zorg voor een goede internetverbinding en voor een rustige werkplek waar je niet gestoord wordt door collega’s of huisgenoten.
• Zorg voor een vergaderagenda waarin jullie alle agendapunten kort en bondig zullen tackelen.
• Wisselen jullie documenten uit of moet je scherm worden gedeeld? Zorg dat je weet hoe deze opties werken in het programma dat je gaat gebruiken voor de online vergadering. 
• Wijs een voorzitter aan die de vergadering in goede banen leidt en iedereen bij de les houdt. 
• Zorg voor een notulist die aantekeningen maakt en na afloop met alle betrokkenen deelt. 

Blijf hoe dan ook elkaar wel regelmatig zien. Als het kantoor niet geschikt hiervoor is, huur een inspirerende vergaderlocatie. Denk aan vergaderen in de buiten lucht!

Zoals je ziet is vergaderen in coronatijd zeker een optie. Het vergt misschien net wat meer planning, maar leidt vaak tot mooie resultaten, omdat je fysiek samen kunt komen en betrokkenheid kunt tonen. Met de tips uit dit artikel komt het organiseren van een coronaproof vergadering helemaal goed!