Vergaderen in het bos

Als je veel vergadert, is het fijn om dat op een prettige locatie te doen. Maar als je veel vergadert, is afwisseling in die locatie ook wel aangenaam! En laten we eerlijk zijn: het bos is een heerlijke locatie! Je zit middenin het groen, je kunt tijdens de pauze een lekkere boswandeling met elkaar maken om even op te laden en de sfeer is er gemoedelijk.  Maar hoe werkt dat precies: vergaderen in het bos? 

Hoe kan je vergaderen in het bos? 

Er zijn verschillende manieren waarop je kunt vergaderen in het bos. Die mogelijkheden zijn bijvoorbeeld:  

• Wandelend vergaderen. Een vergadering in het bos kan simpelweg inhouden dat je met collega’s een flinke wandeling maakt en al wandelend werkzaken bespreekt. 
• Een locatie in het bos huren. Door een locatie in het bos te huren, ben je niet afhankelijk van de weersomstandigheden en ben je vaak van de meeste gemakken (sanitair, koffie, zitplaatsen) voorzien.  
• Zelf een vergaderlocatie in het bos creëren. Voor de creatievelingen onder ons is het natuurlijk ook mogelijk om zelf een vergaderlocatie te creëren in het bos. Denk aan een partytent, een open plek in het bos waar je kleedjes neerlegt of een picknicktafel neerzet en je hebt op een eenvoudige manier een hele leuke vergaderlocatie gerealiseerd! 
• Het afhuren van een terras dat aan het bos grenst. Er zijn natuurlijk ook horecagelegenheden met een terras dat aan het bos grenst. Door een terras dat aan het bos grenst af te huren, kan je op makkelijke wijze een vergaderplek in het bos creëren waar je wel van alle gemakken (zoals catering en toiletten) bent voorzien. 

Waarom vergaderen in het bos? 

Laten we eerst de meest logische vraag beantwoorden: waarom zou je überhaupt vergaderen in het bos? Hieronder bespreken we de voor- en nadelen van vergaderen in het bos. 

De voordelen van vergaderen in het bos 

1. Meer creativiteit. Buiten zijn maakt je creatiever. Je stapt even uit jullie vertrouwde kantoorbubbel om van een afstandje naar je bedrijf of het onderwerp van de vergadering te kijken. Je neemt niet alleen letterlijk, maar ook figuurlijk afstand en dat kan voor goede en nieuwe inzichten zorgen. 
2. Buiten zijn geeft energie. De buitenlucht, het zonlicht en de bijbehorende vitamine D geven je de nodige energie om opgefrist aan de vergadering te beginnen. 
3. Afwisseling. Hoe lekker is het om even een dagje op een andere plek te werken? Nieuwe impulsen, samenwerken op een andere plek. Die nieuwigheid biedt weer inspiratie en energie! 
4. Relaxter vergaderen. Hoe relaxter de omgeving is, hoe relaxter iedereen in de vergadering zal zitten. 
5. De werkomgeving loslaten. Door je dagelijkse werkomgeving los te laten en op een andere plek te vergaderen, ga je je collega’s in een andere setting zien. Dit kan voor een betere sfeer zorgen, waardoor jullie vergadering ook prettiger verloopt. 
6. Natuurlijke manier van communiceren. Wanneer jullie besluiten om de vergadering in de vorm van een wandeling te gieten, heb je het bijkomende voordeel dat wandelend praten een heel natuurlijke manier van communiceren is voor mensen. Je hoeft elkaar niet de hele tijd aan te kijken, wat zorgt voor een meer ontspannen sfeer. Hierdoor praten mensen makkelijker met elkaar. Zo kan een vergadering in de vorm van een wandeling door het bos veel aangenamer zijn dan in de meer statische setting van een kantoor. 

De nadelen van vergaderen in het bos

1. Het weer. Want je weet het natuurlijk maar nooit als je buiten bent. Zeker wanneer je ervoor kiest om wandelend te vergaderen, is het weer een belangrijke factor. Wandelen kan natuurlijk ook als het regent, maar of dat een gewenste vorm van vergaderen is voor al je collega’s, is natuurlijk maar de vraag… 
2. Minder middelen. Of je nu wandelend vergaderd of dat je een locatie in het bos huurt, je zult het waarschijnlijk altijd met minder middelen moeten doen dan op kantoor. Je hebt waarschijnlijk minder apparatuur tot je beschikking, wat mogelijk onhandig kan zijn. 
3. Geen toiletten. Vergader je in het bos, maar huur je geen locatie? Dan heb je geen toiletten tot je beschikking. Je zult dan moeten zorgen dat er op een andere manier gedacht wordt aan sanitair. Dit kan betekenen dat je bij het uitkiezen van je locatie moet onderzoeken of er een horecagelegenheid in de buurt is. 
4. Te weinig plek. Wil je zelf een vergaderlocatie in het bos creëren of wil je een wandeling maken met je hele team? Dit is niet altijd handig met een heel groot team. Het zelf opzetten van een vergaderlocatie met bijvoorbeeld picknicktafels of picknickkleedjes wordt een behoorlijke onderneming met een groot team, en het is lastig om al wandelend met elkaar in contact te blijven als je met veel mensen bent. 

Wat heb je nodig om te vergaderen in het bos? 

Wat je nodig hebt om te vergaderen in het bos, hangt natuurlijk af van de vorm die je kiest. Huur je een deel van een horecaterras af? Dan heb je minder nodig dan wanneer je zelf een rustige plek van het bos gebruikt om te vergaderen. Waar je ook voor kiest, de volgende zaken heb je altijd nodig: 

• Een toilet. En regel je zelf geen toilet? Zorg dan dat er een toilet in de buurt is. 
• Notitieblokken
• Pennen
• Eventueel iPads of laptops (denk hierbij ook aan de mogelijkheid om deze apparaten op te laden!)
• Drinken (water, koffie, thee)
• Eventueel iets lekkers bij het drinken 
• Een Plan B (waar ga je heen als het opeens begint te storten?) 

Kan elke vergadering in het bos gehouden worden? 

Niet elke vergadering is geschikt om in het bos te houden. Vergaderingen waarvoor je bijvoorbeeld een beamerscherm nodig hebt, zijn simpelweg niet altijd te realiseren in het bos – zeker niet wanneer je geen locatie in het bos huurt. Ook vergaderingen waarbij iedereen een laptop nodig heeft (die af en toe opgeladen moet worden), zijn niet altijd even geschikt voor het bos. Maar er zijn ook een heleboel situaties waarin vergaderen in het bos juist wél handig is: 

• Vergaderingen waarbij belangrijke beslissingen genomen moeten worden. Voor een belangrijke beslissing is het soms handig om even afstand te nemen van het bedrijf. Door letterlijk afstand te nemen en op een andere plek over de kwestie na te denken, kom je soms tot nieuwe en goede inzichten. Een rustige plek als het bos kan hierin heel helpend zijn. 
• Vergaderingen in combinatie met een teamactiviteit. Wil je aansluitend aan de vergadering iets leuks doen samen met je team? Dan is vergaderen in het bos ideaal, want het bos leent zich natuurlijk ook voor duizend-en-één leuke teamactiviteiten. 
• Kleinschalige vergaderingen. Voor een klein team heb je niet zoveel nodig. Het is dan bijna zonde om een grote locatie te huren. Het bos is gratis (als je ervoor kiest om geen locatie in het bos te huren natuurlijk) en is met een kleinschalig team ook de perfecte plek voor een knusse en ontspannen manier van overleggen. 

Vergaderen in het bos? Een heel goed idee! Ga eerst na of jullie type vergadering past bij de setting van het bos. Kan je de luxe en de gemakken van jullie kantoor missen voor deze vergadering? Heb je een plan B in het geval van regen? Schat van tevoren in of het bos een goede vergaderlocatie is. Als dat wél het geval is, creëer je een onvergetelijk vergadermoment!