Fysiek vergaderen

Fysiek vergaderen hebben we lange tijd niet gedaan, maar steeds meer verzamelen collega’s zich op kantoor om de koppen bij elkaar te steken en fysiek met elkaar te vergaderen. Maar hoe zorg je ervoor dat je op een prettige manier fysiek kunt vergaderen? En waar moet je allemaal aan denken? Wij vertellen het je! 

Fysiek vergaderen: wat is het? 

Fysiek vergaderen houdt in dat je letterlijk bij elkaar komt om te vergaderen. Geen contact via schermpjes dus, maar écht persoonlijk contact terwijl je aan het vergaderen bent. Alle aanwezigen hebben zich op dezelfde plek verzameld om in levenden lijven met elkaar te praten over het onderwerp van de vergadering. Een fysieke meeting kan trouwens overal zijn, zolang je maar bij elkaar bent! 

Fysiek vergaderen versus online vergaderen

De afgelopen tijd hebben we vanwege corona natuurlijk heel veel online vergaderd. Het is natuurlijk fijn dat deze optie er was, maar online vergaderen is wel heel anders dan fysiek vergaderen. De verschillen zijn als volgt: 

• Geen persoonlijk contact versus wél persoonlijk contact. Doordat je elkaar niet fysiek ontmoet, beperkt het contact tijdens een online meeting zich meestal tot zakelijk contact. Het sociale contact dat je normaal gesproken tijdens een fysiek vergadering hebt, ontbreekt op zo’n moment. Even aan je collega vragen hoe zijn/haar weekend was, vragen of iemand nog iets wil drinken of gewoon even bijkletsen is er tijdens een online vergadering vaak niet bij, terwijl dit tijdens een fysieke vergadering een normale gang van zaken is. 
• Geen schermpjes versus alleen maar schermpjes. Als je vergadert via een schermpje, kijk je elkaar de hele tijd aan. Bovendien kijk je ook nog eens de hele tijd naar jezelf. Eigenlijk is dat een heel onnatuurlijke situatie, want als je fysiek vergadert, heb je niet constant oogcontact. 
• Geen reistijd versus wél reistijd. Er zit natuurlijk ook een andere kant aan fysiek vergaderen, want iedereen moet weer naar kantoor moet komen. Bij fysiek vergaderen komt dus reistijd kijken, iets wat bij online vergaderen niet aan de orde is! 
• Techniek. Online vergaderen gaat gepaard met een hoop techniek. Je moet maar hopen dat alle apparaten meewerken en dat het internet alles aankan. Je bent gewoon afhankelijk van de techniek. Natuurlijk heb je in fysieke vergaderingen soms ook apparaten nodig, zoals een beamerscherm, iPads of laptops, maar hier ben je minder van afhankelijk dan tijdens een online vergadering. Mocht de techniek niet meewerken, dan kan je tijdens een fysieke vergadering in ieder geval met elkaar doorpraten.
• Afleiding. Tijdens een online vergadering heb je waarschijnlijk veel meer te maken met afleiding. Je partner die door de woonkamer loopt of je kinderen die tijdens jouw vergadering vragen of ze iets mogen eten… We zijn er inmiddels wel aan gewend, maar irritant is het soms wel. Dit heb je tijdens een fysieke vergadering waarschijnlijk niet, want dan laat je al je afleidingsmateriaal lekker thuis! 

Het voordeel van fysiek vergaderen

Fysiek vergaderen heeft een hoop voordelen! Ik zet de voordelen even voor je op een rijtje: 

• Persoonlijk contact. Wanneer je elkaar fysiek opzoekt om te vergaderen, is er persoonlijk contact. Dit maakt dat het contact veel echter en uitgebreider is dan tijdens – bijvoorbeeld – een online meeting. 
• Alle spullen bij de hand. Vergaderen op kantoor? Da’s handig, want op kantoor zijn vaak ook alle mensen en spullen te vinden die je nodig hebt voor een vergadering. 
• De techniek is op orde. Geen gedoe met mensen die niet kunnen inbellen en minder afhankelijk zijn van je internetverbinding, want tijdens een fysieke vergadering kan je de vergadering ook voortzetten als het internet even uitvalt. 
• Werk en privé gescheiden houden. Sinds we meer thuis zijn gaan werken, lopen werk en privé steeds meer door elkaar heen. Dat hoeft natuurlijk niet erg te zijn, maar er zijn mensen die het juist heel prettig vinden dat werk alleen gebeurt op kantoor. Tijdens een fysieke vergadering heb je al je werkgerelateerde gesprekken op kantoor. En dat is misschien juist wel lekker! 

Fysiek vergaderen: wat heb je nodig? 

Maar wat heb je nou precies nodig voor een fysieke vergadering? Het hangt natuurlijk van een aantal factoren af wat je nodig hebt, maar aan de volgende dingen moet je sowieso denken! 

• Voldoende zitplaatsen. 
• Voldoende koffie, thee en water 
• Iets om aantekeningen op te maken voor elke aanwezige (denk aan notitieblokken, iPads of laptops)
• Goede techniek 
• Een goede internetverbinding

Waar kan je fysiek vergaderen? 

Fysiek vergaderen kan natuurlijk gewoon op kantoor, maar een fysieke vergadering kan ook op een externe locatie. Je kunt bijvoorbeeld een vergaderruimte aan zee huren of vergaderen in het bos. Op die manier kan je nog steeds fysiek vergaderen, maar geef je je fysieke vergadering een nieuwe impuls door voor een nieuwe locatie te kiezen. 

Fysiek vergaderen in coronatijd 

Fysiek vergaderen hebben we natuurlijk een lange tijd niet kunnen doen. De online meetings vlogen je om de oren en je laptop was opeens je beste vriend. Nu er weer meer mogelijk is, kunnen we weer fysiek vergaderen, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee moet blijven houden. Zorg er bijvoorbeeld voor je niet met meer mensen bij elkaar bent dan toegestaan is en zorg voor een ruimte waar – indien de afstandsregel van toepassing is – voldoende afstand gehouden kan worden. Zorg in coronatijd ook altijd voor een plan B! Kan de vergadering onverwachts tóch niet doorgaan vanwege nieuwe maatregelen? Zorg dan dat de fysieke vergadering alsnog snel een online meeting kan worden.