Effectief vergaderen

Effectief vergaderen zou een doel moeten zijn van elk bedrijf. De meeste mensen houden niet van besprekingen.” Zonde van m’n tijd”, is een veel gehoord argument! Veel vergaderingen worden niet effectief ingestoken. Waardoor er weinig output uit een vergadering komt. Maar zo hoeft het niet te gaan! Daarom hier alle tips & tricks hoe je effectiever kunt vergaderen.

Inhoud:

• De checklist voor een effectieve vergadering
• Effectief vergaderen met deadlines
• 10 tips om een effectieve vergadering te organiseren
• Laptops & telefoons uit!
• Vermijd lange discussies
• Een vergaderruimte met veel zuurstof

De checklist voor een effectieve vergadering

Je kunt pas zinvol en doeltreffend vergaderen als je de bespreking goed voorbereidt. Daarom hieronder een checklist hoe je een effectieve vergadering kunt plannen. Deze 3 belangrijke stappen helpen je om een effectieve vergadering te organiseren.

Stap 1: Wat is het doel van de vergadering

De eerste stap om een meeting te plannen begint met het stellen van een doel. Als iedereen weet wat nu precies het doel van de vergadering is. Wat is de gewenste uitkomst.

Begin daarom met het bepalen van het doel. Als je het doel hebt bepaald moet je er voor zorgen dat iedereen  alleen dit doel voor ogen houdt. Zo kun je effectief een vergadering afronden. Hoe doe je dat?

• Deel het doel bij de uitnodiging. Als je iedereen voor de vergadering uitnodigt vertel je meteen wat het doel van de vergadering is. En wat het gewenste resultaat van de vergadering is
• Laat het terugkomen als eerste agendapunt. Start de vergadering met dit doel voor ogen. Als de vergadering wordt geopend deel je dit doel! En zo maak je meteen een effectieve start van de vergadering!

Stap 2: Maak agendapunten!

Een vergadering kan pas effectief verlopen als er  structuur is. Anders hopt iedereen van de hak op de tak. Vraag daarom input van alle deelnemers. En maak agendapunten. Al deze punten moeten natuurlijk ook in lijn staan met het doel van de vergadering (zie stap 1). Deel vervolgens op tijd deze agendapunten zodat iedereen het ook kan voorbereiden. 

Stap 3: Effectief vergaderen met deadlines

Sommige vergaderingen zijn alles behalve effectief omdat ze heel langdradig zijn. Er wordt veel te lang over bepaalde punten gediscussieerd. Daarom is het handig om, het liefst per agendapunt een tijdslimiet erbij te zetten.

10 tips om een effectieve vergadering te organiseren

Kies een voorzitter voor de vergadering

Een voorzitter bewaakt de vergadering. Die houdt de deadlines in de gaten qua tijd. Duurt een agendapunt te lang, dan kan hij ingrijpen.

Gooi laptops & telefoons uit

Heel vaak zie je dat tijdens een vergadering iedereen zijn laptop open heeft. Dit is niet handig, want hierdoor word je snel afgeleid. Je krijgt een mail binnen of je zoekt even wat op en landt weer op een andere site. Voor je collega’s kan dit erg ongeïnteresseerd overkomen omdat je naar een scherm zit te kijken. Klap laptops daarom dicht en zet telefoons uit!

Laat iemand notuleren

Het is niet heel effectief als iedereen tijdens een vergadering aan het meeschrijven (of meetypen) is. Laat daarom één iemand notuleren en stuur de notulen na de vergadering rond!

Kies een goed tijdstip uit voor en een effectieve vergadering

Als je op vrijdagmiddag om 16.00  een vergadering inplant heb je grote kans dat deze minder doelmatig is dan dinsdagochtend om elf uur. Kijk daarom goed naar het tijdstip van de bespreking.

Laat de vergadering op tijd beginnen

Je begint de meeting niet heel lekker als iedereen eerst een kwartier moet wachten tot iedereen binnen is. Is de vergadering gepland om 14.00 start dan ook. Het kan namelijk heel goed dat er mensen die de vergadering bijwonen daarna nog afspraken hebben staan. Als je al te laat begint dat zullen deze collega’s al onrustiger en met minder geduld de meeting bijwonen 

Hoe zit jij er vandaag bij?

Begin de vergadering met een vraag aan iedereen: Hoe zit je er bij? Het is een hele mooie manier om een effectieve vergadering te starten. Misschien heeft iemand een nacht slecht geslapen, komt net uit een druk gesprek of stond in de file. Dan kun je ook meer begrip voor elkaar opbrengen tijdens een vergadering als je weet wat er speelt!

Pauzes zijn effectief

Duurt een vergadering langer dan twee uur? Zorg dan altijd voor een pauze. Als je dat niet doet, dan zakt de energie van iedereen, en kun je veel minder effectief vergaderen. Een pauze van 15 minuten doet al wonderen!

Vermijd lange discussies

Soms ontstaan er discussies tijdens een vergadering. Natuurlijk is dat prima, mits deze niet te lang duren. En het is belangrijk dat alle deelnemers wat aan deze discussie hebben. Het is daarom een idee om zulke discussies te verhuizen naar een ander tijdstip om de meeting kort en bondig te houden. Het is de rol van de voorzitter om dit te bewaken.

Effectief vergaderen buiten de deur

Het is niet raar om regelmatig buiten de deur te vergaderen. Dit zorgt voor een nieuwe omgeving. En een nieuwe omgeving geeft ook nieuwe inzichten. Veel mensen geven aan dat ze buiten het kantoor de meest doelmatige vergaderingen hebben gehad!

Zorg voor een frisse ruimte!

Zeker als je met een wat grotere groep in één ruimte zit, is het fijn als de locatie wel fris en geventileerd is. Als er weinig zuurstof in een ruimte is, daalt het energieniveau en zul je niet snel een hele effectieve vergadering kunnen hebben. Ook zou je eens kunnen overwegen om buiten te vergaderen!

Kies voor staand vergaderen

Heb je dit wel eens geprobeerd? Staand vergaderen zorgt voor een actievere houding. Het resultaat dat iedereen meer actief betrokken is bij de vergadering! Meer weten? Lees: Voordelen van staand vergaderen

Originele vergaderlocatie

Soms zijn vergaderingen saai. De input en interactie van de mensen is niet heel hoog. Hoe kun je dat verhogen zodat de vergadering een stuk effectiever word? Kies eens voor een originele vergaderlocatie. Een originele vergaderlocatie kan zorgen voor een originele output en oplossingen!