Hoe organiseer je een vergadering?

Hoe organiseer je een vergadering? Wat voor samenkomst je ook wilt houden, het staat of valt bij een goede voorbereiding. Hoe beter je een vergadering organiseert hoe effectiever de vergadering zal verlopen. Besteed daarom voldoende tijd aan de planning van een meeting.

 Het onderstaande stappenplan helpt je om elke vergadering te organiseren.

Hoe organiseer je een vergadering in 5 stappen:

Stap 1: Bepaal het doel van de vergadering

Stap 2: Wie moeten er echt bij de bespreking aanwezig zijn?

Stap 3: Maak agendapunten

Stap 4: Kies een vergaderlocatie

Stap 4: Plan de vergadering in. Kies een tijdstip maar ook een eindtijd

Stap 5: Stuur de agendapunten door

De vergaderlocatie

Als je een vergadering organiseert is het natuurlijk belangrijk om aandacht te besteden aan de vergaderlocatie. Waar moet je op letten:

• Is de ruimte die je voor ogen hebt groot genoeg? Ten eerste zijn er voldoende stoelen? En ten tweede is het fijn als de vergaderlocatie niet te klein is voor de vergadergroep. Als je namelijk teveel mensen in een te kleine ruimte hebt, dan kan het zuurstofgehalte te laag worden. Hierdoor wordt iedereen snel slaperig, wat de effectiviteit van je bespreking niet bevordert.
• Is de vergaderlocatie voor iedereen toegankelijk? Het is belangrijk dat iedereen makkelijk bij je vergaderlocatie kan komen! Is het makkelijk aan te reizen met OV? Zijn er voldoende parkeerplekken? Maar nog belangrijker; misschien is er iemand mindervalide? 
• Past de vergaderlocatie bij de aard van de bespreking? Als jullie een vergadering willen organiseren met veel opdrachten die iedereen in groepjes moet uitvoeren dan is het handig dat de ruimte zich daar wel toe leent!

Wat is er nodig voor de vergadering?

Maak een inventarisatie van de benodigdheden voor de meeting:

• Flip over?
• Beamer?
• Lunch? 
• Koffie/ thee en water?

Welke rollen zijn er nodig bij een vergadering?

Niet elke vergadering is hetzelfde. Soms is een vergadering heel casual en met een kleine groep.Soms ook officieel en is het aantal deelnemers groter. 

De volgende rollen zijn handig bij elke soort vergadering:

Voorzitter: De voorzitter bewaakt het proces van de vergadering. Die zorgt er voor dat alle agendapunten worden behandeld. Maar ook dat deze punten behandeld worden binnen de tijd die voor deze punten zijn gegeven. 

Notulist: Een notulist is iemand die verantwoordelijk is voor de notulen tijdens de vergadering. Het is niet effectief als iedereen tijdens de vergadering gaat meeschrijven. Daarom is het handig om altijd een notulist aan te wijzen als je een bespreking organiseert.