Vergaderen op 1,5 meter afstand

Vergaderen op 1.5 meter afstand – hoe werkt dat nou eigenlijk? Nu we een beetje meer met z’n allen naar kantoor beginnen te gaan gaan. Beginnen we natuurlijk ook wel weer meer met fysieke vergaderingen. De vraag is dan ook hoe we op een veilige manier kunnen vergaderen en de regels wat betreft social distancing kunnen blijven respecteren. Hoe ziet een vergadering op 1,5 afstand eruit? 

Inhoud:

• Zo organiseer je een vergadering op 1,5 meter afstand
• Waar moet je op letten?
• Vergaderen vanaf 1 juli wat mag wel en wat mag niet?
• Manieren om in coronatijd te kunnen vergaderen

Een vergadering op 1,5 afstand organiseren?

Vanwege het groeiende aantal Coronavirus gevallen over de hele wereld heeft de WHO (World Health Organization) een aantal richtlijnen over het organiseren van bijeenkomsten naar voren geschoven. Deze richtlijnen stellen dat een bijeenkomst op zich niet aan te raden is indien deze bijeenkomt niet noodzakelijk is. 

Wanneer je een meeting houdt kun je dus best de vraag stellen in hoeverre dit een noodzakelijke vergadering is en of deze vergadering makkelijk online kan gebeuren. We begrijpen echter dat het vaak makkelijker is om face to face met elkaar te communiceren. Vaak kun je zo een effectievere vergadering houden. Online ben je namelijk snel afgeleid en is het erg moeilijk om lichaamstaal te interpreteren. 

Waar moet je op letten?

• Genoeg afstand: Wanneer je momenteel een vergadering organiseert die enkel offline gehouden kan worden moet je erop letten dat mensen ver genoeg van elkaar af kunnen zitten.
• Ontsmet de ruimtes: Daarnaast is het ook belangrijk dat de kamer goed ontsmet wordt voor en na de meeting. Neem alle tafels na elke vergadering af!
• Ventilatie: Zorg dat de vergaderruimte goede ventilatie heeft. Ventileer de ruimte goed voor, na en tijdens een vergadering.
• Iedereen op de hoogte! Zorg dat iedereen die de vergadering bijwoont de regels van social distancing nog eens gemaild krijgt! Hieronder zie je de regels voor vergaderen in deze coronatijd:

Regels voor een vergadering op 1,5 meter afstand:

• afstand houden
• geen handen schudden en in openbare ruimten
• kom je naar een vergadering met het OV draag dan een mondkapje liefst een maskertje dragen

Vergaderingen vanaf 1 juli: wat mag wel en wat mag niet?

Premier Mark Rutte en minister van Volksgezondheid Hugo de Jonge hebben samen met hun kabinetten een aantal basisregels opgesteld die voor iedereen gelden. Hier geven we je alvast een klein overzicht. 

Wat is toegestaan bij een vergadering?

1. Houd 1.5 m afstand van mensen tenzij ze deel uitmaken van je gezin. 
2. Er is nu niets bekend over met hoeveel mensen je mag vergaderen, als je maar 1,5 meter afstand houdt.

Wat is niet toegestaan?

1. Vermijd onnodig sociaal contact 
2. Schud vooral geen handen 

Deze regels kunnen echter snel veranderen. Het is dan ook een goed idee om een oogje te houden op nieuwe regels en aankondigingen gezien de coronacrisis een erg onzekere tijd is. 

Manieren hoe je in coronatijd kunt vergaderen 

Social distancing is enorm belangrijk wanneer we ervoor willen zorgen dat wij en onze naasten niet ziek worden en wanneer wij een steentje willen bijdragen aan het inperken van de pandemie. Maar hoe kan je nou een meeting organiseren waarbij je 1.5 meter afstand moet houden van elkaar? Meetings zijn traditioneel gezien erg sociale bijeenkomsten met – in Europa toch, enkele professionele voorschriften zoals handjes schudden, die momenteel niet meer gevolgd kunnen worden.

Houd je meetings online 

Een allereerste tip zou zijn om je meetings zoveel mogelijk online te houden. Een online meeting houden is natuurlijk niet hetzelfde als een meeting offline houden. Toch is dit vaak de beste en vooral veiligste manier om een vergadering te houden in het huidige klimaat. 

De Corona pandemie heeft ervoor gezorgd dat het aantal online vergadermogelijkheden enorm is uitgebreid. Zo kan je nu bijvoorbeeld via Zoom vergaderen waarbij je een groot aantal mensen op hetzelfde moment aan een vergadering kan laten deelnemen. De presentator kan zijn of haar scherm delen en zelfs andere mensen presentator maken indien de meeting gedeeld wordt. 

Niet enkel vergaderingen kunnen gebeuren over online meeting platforms maar evengoed ook bijeenkomsten en symposiums kunnen op deze manier georganiseerd worden. Een groot voordeel aan online meetings en bijeenkomsten is dat deze erg makkelijk te organiseren zijn terwijl een groot nadeel is dat je niet kan netwerken en minder makkelijk een band kan opbouwen of aanhalen met leveranciers, klanten, werknemers of collega’s.

Houd je meetings buiten kantoor 

Een andere oplossing kan zijn om je meetings buiten kantoor te houden. Om een goede band en vooral samenwerking te promoten tussen werknemers is het belangrijk dat werknemers elkaar face to face ontmoeten en leren kennen. Op die manier kan de (online) communicatie tussen werknemers verbeterd worden maar evengoed de samenwerking tussen departementen. 

Een meeting op kantoor houden onder de huidige social distancing regels is voor vele bedrijven onbegonnen werk. Er is niet genoeg plek, het schoonmaakpersoneel heeft de tijd niet om de ruimte voor en na de meeting te ontsmetten, of er zijn gewoon niet genoeg tafels en stoelen. Daarom verkiezen heel wat bedrijven dan ook om de meetings tijdens deze periode door te laten gaan op locatie. Op die manier moet men het hoofd niet breken over het aantal tafels en stoelen die nodig zijn of hoe men 10 mensen 1.5 m van elkaar kan laten zitten in een kleine ruimt. 

Een vergaderruimte reserveren is niet enkel enorm makkelijk maar kan ook goedkoop en snel geregeld worden! Daarvoor zijn wij ook!

1 persoon per tafel 

Een goede tip voor wanneer je dan toch beslist om een meeting op kantoor te reserveren is de 1 persoon per tafel regel. Een tafel is ongeveer 1.5 meter lang waardoor je perfect de social distancing regels kan respecteren door 1 persoon per tafel te laten plaatsnemen. 

Kleinschalig vergaderen

Kleinschalig vergaderen was al een trend voor 2020. Dat wordt nu alleen nog maar meer door de coronatijd. Kijk wie er écht bij een vergadering aanwezig moet zijn. En nodig alleen de meest noodzakelijke collega's uit. Ook kun je er voor kiezen om een deel van de collega's bij elkaar te laten komen en de rest via videobellen uit te nodigen. 

Leg de regels nog eens uit 

Wanneer je een fysieke vergadering houdt kan het erg waardevol zijn om de regels nog eens goed uit te leggen. Het zou namelijk zonde zijn mocht iemand die (nog) geen symptomen vertoont je werknemers ziek maken. Daarom is het een goed idee om een vriendelijke email met een lijst van maatregelen uit te sturen naar de mensen die op de vergadering aanwezig zullen zijn. Denk bijvoorbeeld aan geen handjes schudden, een masker aandoen op openbare plekken en natuurlijk ook 1.5 meter afstand houden. 

Vergaderen tijdens Corona: zo pak je dat dus aan 

Goede afspraken maken goede vrienden – en dat is tijdens de Corona crisis zeker het geval. Wanneer je een vergadering houdt leg je best alle regels nog even uit. Daarnaast bekijk je of de meeting eventueel online gehouden kan worden en of er plek is om de meeting op kantoor te houden. Het is altijd een goed idee om jouw meeting op locatie te laten doorgaan. Op die manier kunnen je werknemers en departementen elkaar weer in levende lijven ontmoeten. Daarnaast kan de verandering van locatie een leuke opkikker zijn voor je personeel! Denk aan vergaderen midden in de natuur bijvoorbeeld!